Kauffrauen und Kaufmänner stellen häufig die Frage, ob sie sich als e. K., e. Kffr oder e. Kfm ins Handelsregister eintragen lassen müssen bzw. können. Die Frage lässt sich in einem Satz nicht beantworten. Ein Istkaufmann muss sich nach Paragraph 29 ins Handelsregister anmelden Wer als e. K. geführt wird und sich nicht eintragen lässt, behält trotzdem den Status eines eingetragenen Kaufmanns. Kleinunternehmer, die kaufmännisch tätig sind, können, müssen sich jedoch nicht eintragen.  

Unterschied zwischen Istkaufmann und Kannkaufmann

Jeder Unternehmer, der ein Handelsgewerbe betreibt, ist nach §1 HGB ein Istkaufmann. Wie eingangs erwähnt muss sich ein Istkaufmann ins Handelsregister eintragen. Allerdings ist der Eintrag deklaratorisch. Das bedeutet, dass der Kaufmann seinen Status auch behält, wenn er sich nicht eintragen lässt.  

Unternehmer, die einen Jahresgewinn erwirtschaften, der unter 50 000 Euro liegt, betreiben ein Kleingewerbe. Für sie gelten andere Gesetzmäßigkeiten. So ist die Buchführung vereinfacht, es genügt eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Diese Unternehmen gelten nicht als Kaufleute im eigentlichen Sinn. Erst wenn er sich ins Handelsregister eintragen lässt, wird aus dem Kleingewerbetreibenden ein Kannkaufmann.  

So trägt man sich ins Handelsregister ein

Zunächst ist ein angemeldetes Gewerbe notwendig. Dieses meldet der Unternehmer beim Gewerbeamt an. Falls weitere Ämter von der Anmeldung betroffen sind, werden diese vom Gewerbeamt unterrichtet. Eventuell sind für die Anmeldung besondere Nachweise zu erbringen, damit das Gewerbe überhaupt eröffnet werden kann, zum Beispiel Facharbeiter-/Meisterbrief, Erlaubnis zum Führen eines Taxis, abgeschlossene Examina oder ähnliche Unterlagen.  

Die Anmeldung ins Handelsregister nimmt ein Notar vor. Das ist notwendig, da alle Angaben vom Notar beglaubigt werden müssen. Folgende Informationen sind für die Anmeldung notwendig:  

  • Der Name der Firma 

  • Die Adresse der Firma und der Zweigstellen 

  • Die Art des Unternehmens 

  • Die Personen, welche zur Vertretung berechtig sind 

  • Den genauen Betrag des Stammkapitals 

Die Eintragung ist mit Kosten verbunden. Einzelunternehmen zahlen zwischen 200 und 300 Euro. Unternehmer, mit mehr Gesellschaften und einem hohen Geschäftsanteil müssen mit Kosten von ungefähr 700 Euro rechnen. Ist das Stammkapital sehr hoch, sind sehr viele Einträge zu beglaubigen oder hat der Unternehmer viele Niederlassungen, können die Kosten im Einzelfall auch höher ausfallen.

Lohnt sich der Eintrag ins Handelsregister für Kleinunternehmer? 

Da auch Kleinunternehmer mehrere hundert Euro für einen Eintrag bezahlen müssen, stellt sich die Frage, ob sich das überhaupt lohnt. Die Einträge im Handelsregister sind für jeden Interessenten frei zugänglich. Mit wenigen Klicks hat er die Informationen auf seinem Computer vorliegen. Viele Menschen, die ein größeres Geschäft abschließen wollen, machen von dieser Möglichkeit Gebrauch. Dadurch ist ein objektiver und direkter Vergleich der Anbieter bzw. Geschäftspartner möglich. Hat ein Unternehmer keinen Handelsregistereintrag kann das einen negativen Eindruck hinterlassen.  Unternehmer, die einen Handelsregistereintrag haben, werden oft als vertrauenswürdiger eingestuft.  

In manchen Fällen ist der Eintrag ins Handelsregister zwingend erforderlich, etwa wenn der Unternehmer eine Prokura erteilen möchte. 

Gerade für Kleinunternehmen ist es wichtig, möglichst schnell Vertrauen beim Kunden aufzubauen. Ein Handelsregistereintrag kann hier sehr nützlich sein. Die Kosten richten sich nach der wirtschaftlichen Stärke des Unternehmens und sind vergleichsweise niedrig. Der Aufwand ist ebenfalls nicht besonders groß, da die Eintragung durch einen Notar vorgenommen wird. Der wirtschaftliche Nutzen für den Unternehmer durch einen Handelsregistereintrag kann hingegen sehr hoch sein.  

Immer mehr Behördengänge werden unnötig, da diese in elektronischer Form möglich sind. Allerdings reicht eine Registrierung auf den Portalen der Behörden und Gerichten meist nicht, um den gesetzlichen Vorschriften zu genügen. Wer einen Steuerbescheid elektronisch eingereicht hat, weiß, dass er die nötigen Zugangsdaten nach erfolgreicher Anmeldung per Post zugeschickt bekommt und dass er sich nur mit Hilfe eines Zertifikats anmelden kann. Der Paragraph 12 des Handelsgesetzbuches schreibt vor, dass auch die Anmeldung im Handelsregister elektronisch erfolgen muss. Genügt eine qualifizierte elektronische Signatur für die Anmeldung beim Handelsregister? 

Was ist bei der Anmeldung im Handelsregister zu beachten 

Die Anmeldung in einem Handelsregister kann nicht vom Unternehmer selbst durchgeführt werden. Die Unternehmerin oder der Unternehmer muss dazu einen Notar aufsuchen. Das ist umständlich und mit höheren Kosten verbunden, aber formaljuristisch notwendig. Damit die Formalitäten schnell erledigt sind, sollte der Antragsteller alle Unterlagen zum Notartermin vorbereiten. Diese sind: 

  • Der Gesellschaftervertrag 

  • Die Liste der Gesellschafter 

  • Genehmigung zur Führung des Betriebs 

  • Ein Beschluss über die Bestellung des Geschäftsführers 

  • Die Höhe des Stammkapitals 

Eventuell sind je nach Unternehmen weitere Unterlagen notwendig. Diese sollte der Unternehmer vor dem Termin mit dem Notar abklären. Der Notar kümmert sich dann um das weitere Vorgehen. 

Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur? 

Das Problem bei der digitalen Übermittlung von Daten ist, dass niemand eine eindeutige Aussage über den Übermittler machen kann. Bei einer elektronischen Signatur fügt der Urheber der Daten diesen ein weiteres Dokument hinzu aus dem seine Identität zweifelsfrei hervorgeht. Bei der digitalen Signatur kommt die sogenannte asymmetrische Kryptographie zum Einsatz. Der Unterzeichner verfügt über ein Zertifikat, mit dem er das Dokument unterschreiben kann. Dieses ist jedoch mit einem anderen, öffentlichen Zertifikat verknüpft. Jeder, der ein Dokument mit einem privaten Zertifikat erhält, kann es mit einem öffentlichen Zertifikat oder „Schlüssel“ kontrollieren. Das private Zertifikat ist mit dem öffentlichen Zertifikat durch ein digitales Zertifikat, das ein Trust Service Provider (TSP) ausstellt, verbunden. 

Bei der digitalen Signatur unterscheidet man zwei Sicherheitsebenen: die fortgeschrittene elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Letztere ist die sicherste Möglichkeit der Datenübermittelung. Sie wird durch einen sichere Signaturerstellungseinheit (SSEE) erzeugt. Außerdem wird sie erst erzeugt, nachdem der Unterzeichner seine Identität bestätigt hat.  

Ein QES genügt nicht für die Anmeldung ins Handelsregister 

Obwohl das QES das sicherste Zertifikat ist, genügt es nicht zur Anmeldung im Handelsregister. Wie eingangs geschildert, ist zur Anmeldung im Handelsregister immer ein Notar nötig. Dieser muss das elektronische Zeugnis an das Handelsgericht senden.  

Öffentliche Aufmerksamkeit erlangte dieses Vorgehen durch den Fall einer britischen Gesellschaft, die sämtliche Dokumente von einem Ortsgericht beglaubigen ließ und danach beim AG Frankfurt einreichte, um den Eintrag einer Zweigstelle im Handelsregister zu erhalten. Das AG wies den Antrag zurück, weil die Form nicht gewahrt worden sei und vor allem das Zeugnis eines Notars fehle. Die Firma versuchte mehrere Rechtsbeschwerden, die keinen Erfolg hatten.