04.03.2021 Die Anmeldung ins Handelsregister mit einer qualifizierten elektronischen Signatur

Immer mehr Behördengänge werden unnötig, da diese in elektronischer Form möglich sind. Allerdings reicht eine Registrierung auf den Portalen der Behörden und Gerichten meist nicht, um den gesetzlichen Vorschriften zu genügen. Wer einen Steuerbescheid elektronisch eingereicht hat, weiß, dass er die nötigen Zugangsdaten nach erfolgreicher Anmeldung per Post zugeschickt bekommt und dass er sich nur mit Hilfe eines Zertifikats anmelden kann. Der Paragraph 12 des Handelsgesetzbuches schreibt vor, dass auch die Anmeldung im Handelsregister elektronisch erfolgen muss. Genügt eine qualifizierte elektronische Signatur für die Anmeldung beim Handelsregister? 

Was ist bei der Anmeldung im Handelsregister zu beachten 

Die Anmeldung in einem Handelsregister kann nicht vom Unternehmer selbst durchgeführt werden. Die Unternehmerin oder der Unternehmer muss dazu einen Notar aufsuchen. Das ist umständlich und mit höheren Kosten verbunden, aber formaljuristisch notwendig. Damit die Formalitäten schnell erledigt sind, sollte der Antragsteller alle Unterlagen zum Notartermin vorbereiten. Diese sind: 

  • Der Gesellschaftervertrag 

  • Die Liste der Gesellschafter 

  • Genehmigung zur Führung des Betriebs 

  • Ein Beschluss über die Bestellung des Geschäftsführers 

  • Die Höhe des Stammkapitals 

Eventuell sind je nach Unternehmen weitere Unterlagen notwendig. Diese sollte der Unternehmer vor dem Termin mit dem Notar abklären. Der Notar kümmert sich dann um das weitere Vorgehen. 

Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur? 

Das Problem bei der digitalen Übermittlung von Daten ist, dass niemand eine eindeutige Aussage über den Übermittler machen kann. Bei einer elektronischen Signatur fügt der Urheber der Daten diesen ein weiteres Dokument hinzu aus dem seine Identität zweifelsfrei hervorgeht. Bei der digitalen Signatur kommt die sogenannte asymmetrische Kryptographie zum Einsatz. Der Unterzeichner verfügt über ein Zertifikat, mit dem er das Dokument unterschreiben kann. Dieses ist jedoch mit einem anderen, öffentlichen Zertifikat verknüpft. Jeder, der ein Dokument mit einem privaten Zertifikat erhält, kann es mit einem öffentlichen Zertifikat oder „Schlüssel“ kontrollieren. Das private Zertifikat ist mit dem öffentlichen Zertifikat durch ein digitales Zertifikat, das ein Trust Service Provider (TSP) ausstellt, verbunden. 

Bei der digitalen Signatur unterscheidet man zwei Sicherheitsebenen: die fortgeschrittene elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Letztere ist die sicherste Möglichkeit der Datenübermittelung. Sie wird durch einen sichere Signaturerstellungseinheit (SSEE) erzeugt. Außerdem wird sie erst erzeugt, nachdem der Unterzeichner seine Identität bestätigt hat.  

Ein QES genügt nicht für die Anmeldung ins Handelsregister 

Obwohl das QES das sicherste Zertifikat ist, genügt es nicht zur Anmeldung im Handelsregister. Wie eingangs geschildert, ist zur Anmeldung im Handelsregister immer ein Notar nötig. Dieser muss das elektronische Zeugnis an das Handelsgericht senden.  

Öffentliche Aufmerksamkeit erlangte dieses Vorgehen durch den Fall einer britischen Gesellschaft, die sämtliche Dokumente von einem Ortsgericht beglaubigen ließ und danach beim AG Frankfurt einreichte, um den Eintrag einer Zweigstelle im Handelsregister zu erhalten. Das AG wies den Antrag zurück, weil die Form nicht gewahrt worden sei und vor allem das Zeugnis eines Notars fehle. Die Firma versuchte mehrere Rechtsbeschwerden, die keinen Erfolg hatten.  

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